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Política de protección de datos personales

 

 

 

En base a la normatividad legal vigente (Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013) y Alfa SAIT S.A.S. BIC, demostrar su cumplimiento, el presente documento representa la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.


La política de Alfa SAIT S.A.S. BIC se tendrá en la instalación física, firmada por el representante legal, en llegado caso de que se solicite se enviará vía correo electrónico o se socializará en las instalaciones si así lo requieren.


La presente política aplica a todos los datos personales que Alfa SAIT S.A.S. BIC, acceda para el desarrollo de sus procesos misionales, de apoyo o todos aquellos datos personales que permitan el desarrollo de las actividades de la empresa.


El fin de esta política es procurar garantizar a los titulares la reserva de la información y la seguridad para el tratamiento de esta, todo esto basado en la normatividad legal vigente. Esta política al igual que todas con las que cuenta la organización será divulgada.

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IDENTIFICACIÓN

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  • Razón Social: ALFA SAIT SAS BIC

  • NIT. No.: 800.063.392-4

  • Representante Legal: Germán Iván Arenas Carrillo

  • Dirección oficinas: Km. 7 400 M. Anillo Vial - Palenque-Floridablanca 22-31 Centro Industrial y logístico San Jorge Bodega 54

  • Teléfono: (607) 683 1111

  • Celular: +57 316 395 3958

  • Correo Electrónico: datospersonales@alfasait.com

  • Sitio web: https://alfasait.com/
     

DEFINICIONES

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Para la interpretación y entendimiento de la presente política compartimos las siguientes definiciones, en base a la Ley 1581 de 2012:

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  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
     

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
     

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
     

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
     

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
     

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
     

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

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PRINCIPIOS

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Teniendo como base la Ley 1581 de 2012 en la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

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  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
     

  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
     

  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
     

  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
     

  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

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DERECHOS DE LOS TITULARES:
 

Tomando como base la Ley 1581 de 2012 y las actividades propias de la empresa el titular de los datos personales de Alfa SAIT S.A.S. BIC, tendrá los siguientes derechos:

​

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

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Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e)
<Literal CONDICIONALMENTE exequible> Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f)
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

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LEGITIMIZACIÓN PARA EL EJERCICIO DE DERECHO DEL TITULAR:

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Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:
 

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
     

  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
     

  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
     

  • Por estipulación a favor de otro o para otro.
     

  • Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

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DEBERES DE LA ORGANIZACIÓN

Alfa SAIT S.A.S. BIC, tendrá los siguientes deberes en veras de cumplir con la política y la normatividad legal vigente aplicable al tratamiento de datos personales:

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  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
     

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

 

  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
     

 

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
     

 

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
     

 

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
     

 

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
     

 

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
     

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
     

 

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
     

 

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
     

  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
     

 

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

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Alfa SAIT S.A.S. BIC, hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

AUTORIZACIONES DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

En Alfa SAIT S.A.S. BIC, el titular puede ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de:
 

  • Las oficinas ubicadas en la dirección Km. 7 400 M. Anillo Vial - Palenque-Floridablanca 22-31 Centro Industrial y logístico San Jorge Bodega 54, Bucaramanga, mediante recepción física de los documentos que contengan la consulta, petición o reclamo o de forma verbal en la misma dirección, se recomienda dejar registro de la solicitud por parte del titular con recibido del encargado del tratamiento.

 

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CASOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
 

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
     

 

  • Datos de naturaleza pública;]
     

 

  • Casos de urgencia médica o sanitaria;
     

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

 

  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

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Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

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TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DE ESTE

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El tratamiento para los datos personales de los accionistas, trabajadores y/o acreedores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de la organización y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

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  • ​El titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
     

 

  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
     

 

  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
     

 

  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
     

  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

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El tratamiento de datos personales de niño(s), niña(s) y adolescente(s) está prohibido en Alfa SAIT S.A.S. BIC, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

I. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
II. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cuando se cumplen los parámetros y/o requisitos previamente nombrados, el representante legal del niño(s), niña(s) o adolescente(s), será quien otorgará la autorización, de forma previa el menor en su derecho de ser escuchado, su opinión será valorada teniendo en cuenta la edad, madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
 

Alfa SAIT S.A.S. BIC, velará por el uso adecuado y correcto del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.
Es importante proveer información correspondiente al uso responsable y seguro de los datos personales del niño (s) niña (s) y adolescente(s). En Alfa SAIT S.A.S. BIC, estos datos serán utilizados para cuestiones de afiliaciones.

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PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

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La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

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  • A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
     

 

  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

  • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

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PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

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La empresa en cumplimiento a la normatividad legal vigente ha designado como persona responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la organización al Líder Administrativo con el apoyo de la asesoría jurídica, áreas funcionales, líderes de procesos y profesionales en seguridad de la información.

Alfa SAIT S.A.S. BIC, con estas personas estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo electrónico datospersonales@alfasait.com, o por medio de las oficinas ubicadas en la dirección Km. 7 400 M. Anillo Vial - Palenque-Floridablanca 22-31 Centro Industrial y logístico San Jorge Bodega 54.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

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Consultas
La información del titular que este en Alfa SAIT S.A.S. BIC, podrá ser consultada directamente por el titular o sus causahabientes, la empresa suministrará toda la información en el registro individual o esté vinculada con la identificación del mismo, la consulta se podrá realizar a través del correo datospersonales@alfasait.com , o por medio de las oficinas ubicadas en la dirección Km. 7 400 M. Anillo Vial - Palenque-Floridablanca 22-31 Centro Industrial y logístico San Jorge Bodega 54.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos
Cualquier reclamo que el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos de Alfa SAIT S.A.S. BIC, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la empresa el cual serán tramitados bajo las siguientes reglas:
 

  • El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la empresa por el correo electrónico datospersonales@alfasait.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
     

 

  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
     

 

  • Una vez recibido el correo datospersonales@alfasait.com con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo de este en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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Petición de actualización, rectificación y supresión
La empresa rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular realizará la solicitud al correo electrónico datospersonales@alfasait.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición o por medio de las oficinas ubicadas en la dirección Km. 7 400 M. Anillo Vial - Palenque-Floridablanca 22-31 Centro Industrial y logístico San Jorge Bodega 54.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la empresa pondrá a disposición del Titular el correo electrónico datospersonales@alfasait.com.


Si vencido el término legal respectivo, Alfa SAIT S.A.S. BIC, según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012

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TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

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Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, la empresa tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la organización y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Se espera que Alfa SAIT S.A.S. BIC, continúe sin transferencia internacional de datos personales.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la empresa no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Con la aceptación de la presente política, el titular autoriza expresamente para transferir y transmitir Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con la Alfa SAIT S.A.S. BIC.

La información será transferida y transmitida para lograr procesos de contratación, afiliación, pagos, proceso de licitaciones, desarrollo de las actividades propias de todos los procesos y funciones de Alfa SAIT S.A.S. BIC.

 

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
 

En base a esta política la empresa designa como líder del proceso de la gestión de protección de datos personales al Líder Administrativo quien tendrá la responsabilidad de asegurar que la protección de los datos personales que trata la organización se realice de conformidad a las exigencias de Ley y de la Política de Tratamiento de la Información, siempre contando con acompañamiento y apoyo de cada uno de los líderes de procesos o personal de la empresa que uso o manejo a estos datos.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE TRABAJADORES Y ASPIRANTES A CARGOS

Alfa SAIT S.A.S. BIC, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos de carácter personal de sus trabajadores y aspirantes a cargos en el desarrollo de los procesos de selección y contratación, los cuales permiten la vinculación del talento humano a la organización. El proceso de vinculación en calidad de empleado exige que se realice un requerimiento de información para ejecutar las actividades propias del proceso de selección de personal. Una vez el aspirante ha sido admitido y asuma la calidad de trabajador sus datos personales serán utilizados para llevar a cabo el proceso de vinculación, el cual obliga a compartir datos con terceros como son las entidades pertenecientes al sistema de seguridad social, entre otros.


El aspirante que entregue su hoja de vida da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante. Si el titular aspirante al cargo no quedo seleccionado, puede solicitar la supresión de su información por los canales arriba descritos, ya que la circunstancia de no ser seleccionado no causa su exclusión del banco de datos de aspirantes para cargos a proveer. Su hoja de vida se conservará para poder ser evaluada en un próximo proceso de selección.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TRABAJADORES, CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

La organización celebra contratos comerciales y civiles que por su naturaleza exigen el tratamiento de datos personales de trabajadores, contratistas y proveedores, los cuales gozan de los derechos que tiene todo titular. La información recolectada por Alfa SAIT S.A.S. BIC, tiene como fin adelantar el proceso de contratación y hacer control sobre la relación contractual. Cuando para el desarrollo de las obligaciones contractuales sea necesario ejecutar labores en las instalaciones de la organización los datos personales del titular serán utilizados para habilitar su ingreso y permanencia.

VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de ley se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular, con las salvedades que en numerales anteriores lo indiquen.

CAMBIOS EN LA POLÍTICA
Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico y directamente en las oficinas de Alfa SAIT S.A.S. BIC, esta comunicación será enviada con diez (10) días hábiles, antes de efectuar la modificación.

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VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación

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GERMAN IVAN ARENAS CARRILLO

Representante Legal 

Versión 01 – Julio 15 de 2023  

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